Vad är att ta hänsyn till
Vi befinner oss ständigt i en kommunikationsprocess där vi sänder ut olika former av budskap via olika kanaler till människor som avkodar och tar emot dem. Som exempel, de om olika typerna av kommunikation och om hur du använder dig av dessa på bästa sätt. Att kommunicera effektivt innebär alltid att förmedla eller koda sitt budskap så att mottagaren verkligen förstår vad man menar, vare sig det handlar om tal, skrift eller bild.
Men när man går in lite djupare på ämnet så förstår man genast att kommunikation är väldigt komplext. Det finns nämligen en rad olika sätt som man kan kommunicera på — och ofta sker dessa olika typer av kommunikation samtidigt. När man dessutom talar om interpersonell kommunikation, det vill säga kommunikation mellan två eller flera personer, är det viktigt att komma ihåg att det alltid handlar om en aktiv process.
Att kommunicera är alltså att göra något gemensamt, och vare sig det är medvetet eller omedvetet så har varje person som deltar i kommunikationen sin speciella roll. De som deltar i kommunikationsprocessen kallas för sändare och mottagare. Som det hörs på namnet så är sändaren den som sänder, det vill säga avger, informationen medan mottagaren är den som tar emot det som kommuniceras.
Oftast är kommunikationen dubbelriktad. Vare sig man vill det eller inte så sänder man ut signaler som tolkas av den andra parten. Det kan handla om små subtila signaler som sker exempelvis via ögonkontakt eller kroppsspråk. Gester förstärker till exempel det som sägs, samtidigt som ton och röstläge avslöjar hur den som kommunicerar känner sig.
Till och med avsaknaden av ögonkontakt är en form av kommunikation. Vi kommunicerar alltså på en mängd olika sätt. Mest tydlig är kommunikationen när det sker i skriftlig form.
Grupputveckling
Då är både avsändaren och mottagaren oftast mer tydliga. Idag finns dessutom en rad olika sätt att kommunicera skriftligt på. Uppkomsten av till exempel bloggar har gjort att alla nu kan förmedla sitt budskap till omvärlden. Möjligheterna att kommunicera har helt enkelt ökat lavinartat bara de senaste årtiondena.
Human test
En kommunikationsprocess innebär enkelt sett att en sändare sänder ett budskap via en kommunikationskanal. Budskapet tas sedan emot av en eller flera mottagare. Sändaren måste först anpassa eller koda budskapet efter den kanal för kommunikation som används. Där efter avkodar mottagaren eller mottagarna budskapet. Denna avkodning gör att mottagaren förstår budskapets betydelse och innebörd.
På grund av denna tolkningsprocess finns det alltid en risk för att det ska uppstå missförstånd. Men med effektiv kommunikation minimeras denna risk. Effektiv kommunikation innebär nämligen att de eventuella hindren för kommunikation minskas betydligt.
Exempel på kommunikationshinder är jargong, fysiska hinder som hörsel- eller synproblem, språkbarriärer om till exempel ett språk som är annat än modersmålet talas, förväntningar och fördomar samt kulturella skillnader. En effektiv kommunikatör som förstår sin mottagare, det vill säga sin publik, väljer alltid en passande kommunikationskanal och anpassar även budskapet därefter. Framför allt anpassar hon eller han sitt budskap så att risken för missförstånd hos mottagaren ska bli så liten som möjligt.
Den som kommunicerar effektivt ber även alltid om feedback, eller återkoppling som det också heter på svenska, för att på så sätt få veta om mottagaren verkligen förstått budskapet. Om missförstånd uppstått så ser en effektiv kommunikatör alltid till att åtgärda dessa så fort som möjligt genom att korrigera budskapet.
Vad är Kommunikation?
Även för mottagaren finns vissa tekniker som kan hjälpa till att minska missförstånd när budskapet tas emot. Mottagaren kan till exempel sträva efter att klarlägga vad som sagts genom att be om ytterligare förklaringar om hon eller han är osäker på vad som verkligen menats med budskapet. Här är ett bra sätt att ställa frågor. Ett annat sätt är att upprepa med egna ord vad som precis har sagts.